Checklist-event-vergadering
Checklist voor een geslaagd evenement / vergadering.
Hoeveel gasten verwacht ik en hoeveel ruimte heb ik nodig ?
De opstellingen voor vergaderingen en congressen:
Theateropstelling: 0,5m2 p.p.
Schoolopstelling: 1,5m2 p.p.
Cabaretopstelling: 1m2 p.p.
Carréopstelling: 0,5m2 p.p.
U-vorm: 1m2 p.p.
Eten en drinken:
Wij adviseren voor de drankenuitgifte éé’n per 100 gasten en voor het eetbuffet adviseren wij 1 buffet per 50 personen. Dit advies is natuurlijk altijd afhankeleijk van de grote van het buffet en de capasiteit van de Bar en het aantal personeel date r achter staat.
Er mogen niet meer dan vier mensen per m2 netto oppervlakte worden toegelaten. De netto vloeroppervlakte is de voor publiek bestemde ruimte met een minimale plafond hoogte van 2 m. NEN 8020141:2012
Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, decoratie en techniek. Afhankelijk van het type evenement zul je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker en het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan. Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt. Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers. Wanneer je bij een optreden rolstoelgebruikers verwacht, geef ze dan een plaatsje vooraan in de zaal.
